Tratamiento de datos personales de Trabajadores
Imex Américas SAS recolecta los datos personales de sus trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e) Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
f) Contactar a familiares en casos de emergencia.
g) Dar gestión y control a la nómina
h) Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
i) Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
j) Llevar un control de las capacitaciones brindadas a los trabajadores
k) Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
l) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de acuerdo a las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.
m) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
n) Tomar imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios.
o) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
p) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
q) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
r) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
s) Entregar la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
t) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
u) Envíar información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
v) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
w) Gestionar las denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
Imex Américas SAS almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el área de desarrollo humano, seguridad y salud en el trabajo, con la finalidad de administrar la relación contractual entre Imex Américas SAS y el empleado.
Imex Américas SAS trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos personales sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por Imex Américas SAS. para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, Imex Américas SAS procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la circular externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
Tratamiento de datos personales de clientes:
Imex Américas SAS recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de Imex Américas SAS serán:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
g) Creación del cliente en las plataformas o software de la empresa.
h) Garantizar la prestación de servicios de comercialización.
i) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
j) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
k) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
l) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
m) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
n) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
o) Mantener el contacto comercial con la empresa, aún después de la finalización de la relación contractual.
p) Consultar como buena práctica empresarial u obligación legal, antecedentes de los clientes en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
q) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
r) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Imex Américas SAS tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
s) Contactar al cliente a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
b) Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas.
c) Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
e) Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
g) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
h) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
i) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
IMEX AMERICAS S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de IMEX AMERICAS S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, IMEX AMERICAS S.A.S. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Tratamiento de datos personales de accionistas:
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los accionistas serán:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
c) Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la sociedad.
d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Tratamiento de datos personales de visitantes en el control ingreso:
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes a través de planillas y encuestas que pueden incluir datos personales sensibles como la temperatura o el estado de salud de terceros lo anterior dando cumplimiento a los protocolos de bioseguridad de la empresa. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento de datos personales, la empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
Tratamiento de datos personales de visitantes en el control ingreso:
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes a través de planillas y encuestas que pueden incluir datos personales sensibles como la temperatura o el estado de salud de terceros lo anterior dando cumplimiento a los protocolos de bioseguridad de la empresa. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento de datos personales, la empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
Tratamiento de datos personales de la Página Web
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en página web de IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
b) Publicar eventos o noticias de interés.
c) Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.
d) Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
e) Realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.
f) Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
Tratamiento de datos personales de Registro de Video Vigilancia
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus cámaras de vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a IMEX AMERICAS S.A.S.
S.A. como administrador de datos personales, la empresa implementará avisos de privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a 12 Meses contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección:
IMEX AMERICAS S.A.S. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por IMEX AMERICAS S.A.S. serán:
a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
b) Envío de comunicaciones programadas por la empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
f) Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la empresa como responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
